Polityka Prywatności Platformy Paxordo

Obowiązuje od: 30 kwietnia 2026 r.
Wersja: 1.0

---

§1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z funkcjonowaniem Platformy Paxordo (dalej: „Platforma") jest SUDVID AUTOMATE SP. Z O.O. z siedzibą w Krakowie (dalej: „Administrator" lub „Operator"):

Dane	Wartość
Pełna nazwa	SUDVID AUTOMATE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
KRS	0001117238
NIP	5253011278
REGON	529204948
Adres siedziby	ul. Prof. Władysława Szafera 5/32, 31-543 Kraków, Polska
Sąd rejestrowy	Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy KRS
Kapitał zakładowy	30 000 zł

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO") oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa polskiego i unijnego dotyczącymi ochrony danych osobowych.

---

§2. Kontakt w Sprawach Ochrony Danych Osobowych

We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:
E-mail: privacy@paxordo.com
E-mail ogólny: kontakt@paxordo.com
Telefon: +48 530 002 009
Adres korespondencyjny: ul. Prof. Władysława Szafera 5/32, 31-543 Kraków, Polska
Administrator dokłada należytej staranności w celu ochrony danych osobowych i zapewnia, że każde zapytanie lub żądanie dotyczące danych osobowych zostanie rozpatrzone niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania.

---

§3. Kategorie Osób, Których Dane Dotyczą

Platforma przetwarza dane osobowe następujących kategorii osób:

3.1. Architekci (Subskrybenci) i członkowie ich zespołów

Osoby fizyczne lub przedstawiciele osób prawnych, które zawarły z Operatorem umowę subskrypcji i korzystają z Platformy jako narzędzia do zarządzania projektami wnętrz i obsługi swoich klientów. Dotyczy to również członków zespołów (Tenant Managerów, Architektów, Logistyków, Wykonawców oraz osób o rolach niestandardowych) zaproszonych do tenanta Subskrybenta.

3.2. Klienci Końcowi

Osoby fizyczne zapraszane do Platformy przez Architektów (Subskrybentów) w celu realizacji projektów wnętrz — w tym komunikacji, przekazywania wymagań, akceptacji wizualizacji i przeglądania dokumentacji projektowej.

3.3. Odwiedzający stronę internetową

Osoby przeglądające stronę internetową Platformy (https://paxordo.com/) bez zakładania konta, w tym osoby korzystające z formularza kontaktowego lub zapisujące się do newslettera.

---

§4. Kategorie Przetwarzanych Danych Osobowych

4.1. Dane Architektów (Subskrybentów) i członków zespołów

Kategoria danych	Szczegóły
Dane identyfikacyjne	Imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, adres siedziby
Dane kontaktowe	Adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny
Dane rejestracyjne	Login (e-mail), hasło (zaszyfrowane), data rejestracji, rola w systemie
Dane subskrypcyjne	Wybrany plan subskrypcji, daty rozpoczęcia i zakończenia, historia zmian planu
Dane płatnicze	Identyfikator klienta Stripe, ostatnie 4 cyfry karty, historia transakcji, dane do faktury
Dane dotyczące korzystania z Platformy	Logi aktywności, historia logowań, adresy IP, ustawienia konta, dane personalizacji (logo, kolory motywu)
Dane projektowe	Treści publikowane na Platformie: opisy usług, konfiguracja workflow, wizualizacje, dokumenty, komentarze
Dane zespołu	Informacje o członkach zespołu, przypisane role, uprawnienia, dane o dostępności i obłożeniu

4.2. Dane Klientów Końcowych

Kategoria danych	Szczegóły
Dane identyfikacyjne	Imię, nazwisko
Dane kontaktowe	Adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie)
Dane rejestracyjne	Login (e-mail), hasło (zaszyfrowane), data utworzenia konta, status konta
Dane projektowe	Wymagania projektowe (preferencje per pomieszczenie), wyniki quizu stylu, komentarze do wizualizacji, akceptacje etapów
Dane dotyczące korzystania z Platformy	Logi aktywności, historia logowań, adresy IP
Dane dotyczące nieruchomości	Rzuty mieszkań, metraż, układ pomieszczeń (przekazywane w ramach projektu)

4.3. Dane Odwiedzających stronę internetową

Kategoria danych	Szczegóły
Dane kontaktowe	Adres e-mail, imię (jeśli podane w formularzu kontaktowym)
Dane techniczne	Adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, rozdzielczość ekranu, język przeglądarki
Dane z cookies	Identyfikatory sesji, preferencje, dane analityczne (patrz §11)

---

§5. Cele i Podstawy Prawne Przetwarzania Danych

5.1. Architekci (Subskrybenci) i członkowie zespołów

Cel przetwarzania	Podstawa prawna (RODO)	Okres przechowywania
Zawarcie i wykonanie umowy subskrypcji, świadczenie usług Platformy	Art. 6 ust. 1 lit. b) — wykonanie umowy	Przez czas trwania umowy subskrypcji + 30 dni na eksport danych
Wystawianie faktur i rozliczenia podatkowe	Art. 6 ust. 1 lit. c) — obowiązek prawny (ustawa o rachunkowości, ordynacja podatkowa)	5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy
Obsługa reklamacji i zgłoszeń	Art. 6 ust. 1 lit. b) — wykonanie umowy; Art. 6 ust. 1 lit. f) — prawnie uzasadniony interes (obrona przed roszczeniami)	Przez czas trwania umowy + okres przedawnienia roszczeń (3 lata)
Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami	Art. 6 ust. 1 lit. f) — prawnie uzasadniony interes	Do upływu terminu przedawnienia roszczeń (3 lata od zakończenia umowy)
Komunikacja techniczna i operacyjna (powiadomienia o zmianach, aktualizacjach, przerwach serwisowych)	Art. 6 ust. 1 lit. b) — wykonanie umowy; Art. 6 ust. 1 lit. f) — prawnie uzasadniony interes	Przez czas trwania umowy
Marketing bezpośredni usług własnych (newsletter, informacje o nowych funkcjonalnościach)	Art. 6 ust. 1 lit. a) — zgoda; Art. 6 ust. 1 lit. f) — prawnie uzasadniony interes	Do wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu
Zapewnienie bezpieczeństwa Platformy, zapobieganie nadużyciom	Art. 6 ust. 1 lit. f) — prawnie uzasadniony interes	Logi dostępu: 12 miesięcy od daty zdarzenia
Analiza sposobu korzystania z Platformy i ulepszanie usług	Art. 6 ust. 1 lit. f) — prawnie uzasadniony interes	Dane zagregowane i zanonimizowane — bezterminowo; dane surowe — 24 miesiące

5.2. Klienci Końcowi

Cel przetwarzania	Podstawa prawna (RODO)	Okres przechowywania
Umożliwienie korzystania z Platformy w ramach projektu prowadzonego przez Architekta	Art. 6 ust. 1 lit. b) — wykonanie umowy (umowa o świadczeniu usługi projektowej z Architektem, obsługiwana przez Platformę)	Przez czas trwania projektu + 30 dni na eksport danych
Obsługa komunikacji z Architektem (komentarze, wymagania, akceptacje)	Art. 6 ust. 1 lit. b) — wykonanie umowy	Przez czas trwania projektu + 30 dni
Zapewnienie bezpieczeństwa Platformy	Art. 6 ust. 1 lit. f) — prawnie uzasadniony interes	Logi dostępu: 12 miesięcy
Realizacja quizu stylu i personalizacja doświadczenia projektowego	Art. 6 ust. 1 lit. b) — wykonanie umowy; Art. 6 ust. 1 lit. a) — zgoda	Przez czas trwania projektu
Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami	Art. 6 ust. 1 lit. f) — prawnie uzasadniony interes	Do upływu terminu przedawnienia roszczeń (3 lata)

5.3. Odwiedzający stronę internetową

Cel przetwarzania	Podstawa prawna (RODO)	Okres przechowywania
Obsługa formularza kontaktowego	Art. 6 ust. 1 lit. b) — działania zmierzające do zawarcia umowy; Art. 6 ust. 1 lit. f) — prawnie uzasadniony interes	12 miesięcy od ostatniego kontaktu
Newsletter	Art. 6 ust. 1 lit. a) — zgoda	Do wycofania zgody
Analiza ruchu na stronie (cookies analityczne)	Art. 6 ust. 1 lit. a) — zgoda (na cookies niebędące niezbędnymi)	Zgodnie z §11 (Cookies)
Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania strony (cookies niezbędne)	Art. 6 ust. 1 lit. f) — prawnie uzasadniony interes	Czas trwania sesji lub do 12 miesięcy

---

§6. Rola Operatora w Przetwarzaniu Danych — Współadministrowanie i Powierzenie

6.1. Operator jako Administrator

Operator jest administratorem danych osobowych w zakresie: - danych rejestracyjnych i subskrypcyjnych Architektów, - danych płatniczych przetwarzanych w celu rozliczeń, - danych technicznych i analitycznych wszystkich użytkowników Platformy, - danych odwiedzających stronę internetową.

6.2. Operator jako Podmiot Przetwarzający (Procesor)

W zakresie danych osobowych Klientów Końcowych wprowadzanych do Platformy przez Architektów (takich jak: dane projektowe, wymagania, komentarze, wizualizacje), Operator działa jako Podmiot Przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO, na zlecenie Architekta (który jest Administratorem tych danych).
Operator zapewnia Architektom możliwość zawarcia Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA), stanowiącej integralną część umowy subskrypcji. Warunki powierzenia obejmują w szczególności: - przetwarzanie danych wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do świadczenia usług Platformy, - wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych, - zobowiązanie do zachowania poufności przez osoby upoważnione do przetwarzania, - pomoc Architektowi w realizacji obowiązków wobec osób, których dane dotyczą, - usunięcie lub zwrot danych po zakończeniu świadczenia usług (z zastrzeżeniem obowiązków prawnych Operatora), - udostępnienie informacji o podprocesorach (§7).

6.3. Obowiązki Architekta jako Administratora danych Klientów Końcowych

Architekt korzystający z Platformy do zarządzania projektami i obsługi swoich Klientów Końcowych jest niezależnym administratorem danych osobowych tych Klientów w zakresie relacji usługowej architekt-klient. Architekt zobowiązany jest w szczególności do: - posiadania ważnej podstawy prawnej przetwarzania danych Klientów Końcowych, - spełnienia obowiązków informacyjnych wobec swoich Klientów Końcowych (art. 13 lub 14 RODO), - zapewnienia realizacji praw osób, których dane dotyczą, - korzystania z funkcjonalności Platformy zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

---

§7. Odbiorcy Danych Osobowych

Administrator może udostępniać dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

7.1. Podmioty przetwarzające (podprocesorzy)

Kategoria odbiorcy	Podmiot / Przykład	Cel przekazania	Lokalizacja
Procesor płatności	Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlandia)	Obsługa płatności subskrypcyjnych i kartowych	UE (Irlandia); możliwy transfer do USA na podstawie odpowiednich zabezpieczeń
Dostawca infrastruktury chmurowej	Dostawca hostingu/cloud	Hosting Platformy, przechowywanie danych	UE / EOG
Usługi e-mail	Dostawca usług e-mail transakcyjnych	Wysyłka powiadomień, potwierdzeń, newslettera	UE / EOG
Usługi analityczne	Narzędzia analityczne (za zgodą użytkownika)	Analiza sposobu korzystania z Platformy	UE / możliwy transfer do USA

7.2. Podmioty, którym dane udostępniane są na podstawie przepisów prawa

organy państwowe (sądy, organy ścigania, organy skarbowe) — na żądanie wynikające z obowiązujących przepisów prawa,
podmioty świadczące usługi księgowe i podatkowe,
podmioty świadczące usługi prawne.

7.3. Udostępnianie danych w ramach Platformy

W ramach funkcjonowania Platformy dane Klientów Końcowych są widoczne dla Architektów (Subskrybentów) i członków ich zespołów, w zakresie wynikającym z przypisanych ról i uprawnień. Architekt jest odpowiedzialny za prawidłową konfigurację ról i uprawnień w swoim tenancie.

---

§8. Transfer Danych Poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Administrator co do zasady przechowuje dane osobowe na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
W przypadku konieczności transferu danych poza EOG (np. w związku z korzystaniem z usług Stripe lub narzędzi analitycznych mających serwery w USA), Administrator zapewnia, że transfer odbywa się na podstawie:
decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w państwie trzecim (np. EU-US Data Privacy Framework), lub
standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), lub
innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO.
Informacje o aktualnych zabezpieczeniach dotyczących transferu danych poza EOG można uzyskać kontaktując się z Administratorem.

---

§9. Okres Przechowywania Danych Osobowych

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, zgodnie z tabelami w §5.
Po zakończeniu okresu przechowywania dane są trwale usuwane lub anonimizowane.
Dane Architektów (po zakończeniu subskrypcji):
Dane konta i projektowe: 30 dni na eksport danych, następnie usunięcie w ciągu 90 dni.
Dane rozliczeniowe i podatkowe: 5 lat od końca roku podatkowego.
Dane do obrony przed roszczeniami: do 3 lat po zakończeniu umowy.
Dane Klientów Końcowych (po zakończeniu projektu):
Dane projektowe: usuwane wraz z danymi tenanta Architekta po zakończeniu subskrypcji (z zachowaniem 30-dniowego okresu eksportu) lub na żądanie Architekta/Klienta Końcowego.
Dane konta: usuwane po usunięciu konta przez Architekta lub po zakończeniu subskrypcji Architekta.
Dane Odwiedzających stronę:
Formularz kontaktowy: 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
Newsletter: do wycofania zgody.
Cookies: zgodnie z okresami wskazanymi w §11.

---

§10. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą

Każda osoba, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, ma prawo do:

a) Dostępu do danych (art. 15 RODO) — prawo do uzyskania informacji o tym, czy dane osobowe są przetwarzane, oraz do uzyskania kopii tych danych.
b) Sprostowania danych (art. 16 RODO) — prawo do żądania niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
c) Usunięcia danych (art. 17 RODO, „prawo do bycia zapomnianym") — prawo do żądania usunięcia danych, gdy m.in.: dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania, cofnięto zgodę, wniesiono sprzeciw, dane przetwarzane są niezgodnie z prawem. Prawo to nie przysługuje m.in., gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub do wywiązania się z obowiązku prawnego.
d) Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — prawo do żądania ograniczenia przetwarzania, gdy m.in.: kwestionowana jest prawidłowość danych, przetwarzanie jest niezgodne z prawem, Administrator nie potrzebuje już danych, ale są one potrzebne osobie, której dotyczą.
e) Przenoszenia danych (art. 20 RODO) — prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz do przesłania tych danych innemu administratorowi, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.
f) Sprzeciwu (art. 21 RODO) — prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym profilowania. W przypadku sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego — dane nie będą dalej przetwarzane w tym celu.
g) Cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) — prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Jak zrealizować swoje prawa:
Wysyłając żądanie na adres: privacy@paxordo.com
Listownie na adres siedziby Administratora
W przypadku prostych operacji (zmiana danych, usunięcie konta) — bezpośrednio z poziomu ustawień konta na Platformie
Administrator rozpatruje żądania bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania żądania. Termin ten może zostać przedłużony o kolejne 60 dni w przypadku skomplikowanych lub licznych żądań, o czym osoba zostanie poinformowana.
W celu weryfikacji tożsamości osoby składającej żądanie Administrator może poprosić o dodatkowe informacje.

---

§11. Prawo do Wniesienia Skargi do Organu Nadzorczego

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: +48 22 531 03 00
E-mail: kancelaria@uodo.gov.pl
Strona: https://uodo.gov.pl

---

§12. Pliki Cookies i Technologie Śledzące

12.1. Czym są pliki cookies

Pliki cookies (ciasteczka) to małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania z Platformy. Służą do zapewnienia prawidłowego działania serwisu, zapamiętywania preferencji użytkownika oraz, za zgodą, do celów analitycznych.

12.2. Kategorie cookies stosowanych na Platformie

Kategoria	Opis	Wymagana zgoda	Przykładowe cookies	Okres ważności
Niezbędne	Konieczne do prawidłowego funkcjonowania Platformy (logowanie, sesja, bezpieczeństwo, preferencje cookies)	Nie — art. 6 ust. 1 lit. f) RODO	Identyfikator sesji, token CSRF, wybory dot. cookies	Sesja lub do 12 miesięcy
Funkcjonalne	Zapamiętują preferencje użytkownika (język, motyw, układ interfejsu)	Tak	Preferencje języka, ustawienia wyświetlania	Do 12 miesięcy
Analityczne	Zbierają informacje o sposobie korzystania z Platformy (odwiedzane strony, czas spędzony na stronie, interakcje)	Tak	Identyfikatory analityczne	Do 24 miesięcy
Marketingowe	Wykorzystywane do śledzenia aktywności w celu wyświetlania dopasowanych treści reklamowych	Tak	Identyfikatory reklamowe	Do 12 miesięcy

12.3. Zarządzanie cookies

Przy pierwszej wizycie na Platformie użytkownik jest informowany o stosowaniu cookies i może wyrazić lub odmówić zgody na poszczególne kategorie (z wyjątkiem cookies niezbędnych) za pomocą banera cookies.
Użytkownik może w każdej chwili zmienić swoje preferencje dotyczące cookies:
w ustawieniach przeglądarki internetowej,
poprzez panel zarządzania cookies dostępny na Platformie.
Wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z Platformy.

---

§13. Profilowanie i Zautomatyzowane Podejmowanie Decyzji

Administrator nie podejmuje decyzji wywołujących wobec osób, których dane dotyczą, skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających, opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu.
Na Platformie mogą być stosowane automatyzacje workflow (reguły automatyzacji), które generują powiadomienia i zadania na podstawie zdarzeń (np. dodania komentarza). Automatyzacje te służą usprawnieniu realizacji projektów i nie stanowią profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

---

§14. Bezpieczeństwo Danych Osobowych

Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:

Środki techniczne: - szyfrowanie transmisji danych przy użyciu protokołu SSL/TLS, - szyfrowanie danych przechowywanych (at rest), - regularne tworzenie kopii zapasowych (backup), - firewall i systemy detekcji intruzów, - kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC), - uwierzytelnianie użytkowników za pomocą bezpiecznie przechowywanych haseł, - monitorowanie i logowanie dostępu do danych, - izolacja danych poszczególnych tenantów (multi-tenant architecture).
Środki organizacyjne: - ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie do osób upoważnionych, - zobowiązanie pracowników i współpracowników do zachowania poufności, - regularne przeglądy i audyty bezpieczeństwa, - procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa.

Notyfikacja o naruszeniach: W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Administrator:
powiadomi organ nadzorczy (UODO) w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia (art. 33 RODO), chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych,
powiadomi osoby, których dane dotyczą, bez zbędnej zwłoki, jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia ich praw lub wolności (art. 34 RODO),
powiadomi Architektów (Subskrybentów), których dane lub dane ich Klientów Końcowych mogły zostać naruszone.

---

§15. Zmiany w Polityce Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w przypadku:
zmian w obowiązujących przepisach prawa,
zmian w sposobie przetwarzania danych osobowych,
zmian w funkcjonalnościach Platformy wpływających na przetwarzanie danych,
zaleceń organów nadzorczych.
O wszelkich zmianach użytkownicy zostaną powiadomieni:
za pośrednictwem komunikatu na Platformie,
drogą elektroniczną (e-mail) — z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmian w życie.
Korzystanie z Platformy po wejściu w życie zmian oznacza akceptację zaktualizowanej Polityki Prywatności.
Aktualny tekst Polityki Prywatności jest zawsze dostępny na stronie Platformy.

---

§16. Postanowienia Końcowe

Niniejsza Polityka Prywatności stanowi integralną część Regulaminu Platformy Paxordo.
W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Polityce Prywatności zastosowanie mają przepisy RODO, polskiej ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r., ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego i unijnego.
Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia wskazanego na wstępie dokumentu.

SUDVID AUTOMATE SP. Z O.O.
ul. Prof. Władysława Szafera 5/32, 31-543 Kraków
kontakt@paxordo.com | privacy@paxordo.com